Lohnabrechnung sicher versenden ist für jeden Arbeitgeber
eine gesetzliche Pflicht. Lohnabrechnungen enthalten
hochsensible Daten – Gehalt, Sozialversicherungsnummer,
Steuerklasse und Religionszugehörigkeit. Ein Fehler beim
Versand kann teuer werden: DSGVO-Verstöße können Bußgelder
von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des
Jahresumsatzes nach sich ziehen.
Wer die Lohnabrechnung sicher versenden möchte steht
vor der Wahl: klassischer Brief oder digitale Lösung?
Beide Wege haben Vor- und Nachteile – entscheidend
ist immer die DSGVO-konforme Umsetzung.
In diesem Artikel erklären wir die rechtlichen Grundlagen,
die Risiken beim digitalen Versand und warum viele
Unternehmen beim Postweg bleiben – oder ihn auslagern.
Was sagt das Gesetz?
Paragraph 108 der Gewerbeordnung schreibt vor: Der
Arbeitgeber muss die Lohnabrechnung in Textform erteilen.
Das Gesetz lässt offen ob das per Brief oder digital
erfolgen soll – beide Wege sind grundsätzlich erlaubt.
Wichtig: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im Januar 2024
entschieden (Az. 9 AZR 48/24) dass die digitale
Bereitstellung von Lohnabrechnungen die gesetzliche
Textform erfüllt. Allerdings gilt: Mitarbeiter müssen
der digitalen Zustellung schriftlich zustimmen. Wer
nicht zustimmt hat weiterhin Anspruch auf den
postalischen Versand.
Warum ist der digitale Versand riskant?
Rund 70 Prozent aller Lohnabrechnungen in Deutschland
werden noch immer per Post zugestellt – und das hat
gute Gründe.
Der digitale Versand per E-Mail ist nur dann DSGVO-konform
wenn folgende Anforderungen erfüllt sind:
- End-to-End-Verschlüsselung der gesamten E-Mail
- Passwortgeschützte PDF – individuell je Mitarbeiter
- Schriftliche Einwilligung jedes Mitarbeiters vorab
- Nachweis dass die Abrechnung den Empfänger erreicht hat
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung (ADV) gemäß Art. 28
DSGVO wenn externe Dienstleister beteiligt sind
Ein falsch adressierter E-Mail-Anhang ohne Verschlüsselung
reicht aus um einen schwerwiegenden DSGVO-Verstoß
zu begehen.
Der Postweg – sicher und rechtssicher
Der klassische Briefversand hat bei Lohnabrechnungen
entscheidende Vorteile:
- ✅ Keine Verschlüsselung nötig
- ✅ Keine Einwilligung des Mitarbeiters erforderlich
- ✅ Rechtssicher nach Gewerbeordnung §108
- ✅ Keine IT-Infrastruktur notwendig
- ✅ Auch für Mitarbeiter ohne E-Mail-Zugang geeignet
Der einzige Nachteil: Zeit und Aufwand für Drucken,
Kuvertieren und Frankieren – besonders bei größeren
Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.
Lohnabrechnung sicher versenden – auslagern als Lösung
Viele Unternehmen und Steuerbüros lagern den postalischen
Versand der Lohnabrechnung an Büroservice Weis aus.
Das spart Zeit, ist DSGVO-konform und nimmt den
Mitarbeitern die monotone Arbeit ab.
So funktioniert es:
- Sie schicken uns die Druckdaten Ihrer Lohnabrechnungen
- Wir drucken jeden Brief einzeln und verschlossen
- Kuvertieren – jede Abrechnung geht in einen
separaten, verschlossenen Umschlag - Frankieren und Übergabe an die Deutsche Post
Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und
nicht an Dritte weitergegeben. Auf Wunsch schließen
wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung
gemäß Art. 28 DSGVO ab.
Für wen lohnt sich das Auslagern?
Das Auslagern des Lohnabrechnungsversands ist besonders
sinnvoll für:
- Steuerbüros die monatlich Lohnabrechnungen
für mehrere Mandanten versenden - KMU mit 10–200 Mitarbeitern
- Unternehmen ohne eigene Poststelle
- HR-Abteilungen die Zeit für wichtigere Aufgaben
gewinnen möchten
Häufige Fragen
Darf ich die Lohnabrechnung per WhatsApp oder unverschlüsselt per E-Mail schicken?
Nein. Ohne Verschlüsselung ist das ein klarer
DSGVO-Verstoß. Sensible Gehaltsdaten dürfen
niemals ungeschützt übertragen werden.
Muss ich einen ADV-Vertrag abschließen wenn ich den Versand auslagere?
Ja – bei jedem externen Dienstleister der personenbezogene
Daten verarbeitet ist ein ADV-Vertrag gemäß Art. 28
DSGVO Pflicht. Büroservice Weis stellt diesen
auf Anfrage zur Verfügung.
Was passiert bei einem DSGVO-Verstoß?
Bei schweren Verstößen drohen Bußgelder von bis zu
20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten
Jahresumsatzes – je nachdem welcher Betrag höher ist.
Mehr über unsere Leistungen erfahren Sie hier:
„Was kostet ein Kuvertierservice?„
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Dresden, seit 2006.