Mitarbeiter Briefe kuvertieren zu lassen klingt harmlos – ist aber einer der teuersten Fehler den Unternehmen täglich machen. Egal ob Bürokaufmann, Sachbearbeiter oder Buchhalter: Jede Stunde die Ihr Mitarbeiter mit Falzen, Kuvertieren und Frankieren verbringt ist eine Stunde die für Ihr Kerngeschäft verloren geht.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen warum qualifizierte Mitarbeiter keine Briefe kuvertieren sollten – und was Sie stattdessen tun können.
Was passiert wenn Mitarbeiter Briefe kuvertieren?
Stellen Sie sich vor: Ihr Buchhalter sitzt 2 Stunden vor einem Stapel Briefe – falzt, kuvertiert, frankiert. Das Telefon klingelt, Kunden warten, Rechnungen bleiben liegen.
Das ist keine Ausnahme – das ist Alltag in vielen Unternehmen. Und es kostet bares Geld.
Was kostet es wirklich wenn Mitarbeiter Briefe kuvertieren?
Ein Mitarbeiter schafft ca. 200 Briefe pro Stunde beim manuellen Kuvertieren. Bei 500 Briefen sind das 2,5 Stunden reine Arbeitszeit.
Je nach Qualifikation des Mitarbeiters entstehen dabei folgende Personalkosten:
| Mitarbeiter | Stundenlohn | Kosten für 500 Briefe |
|---|---|---|
| Mindestlohn | 18 €/Std. | 45,00 € |
| Bürokaufmann/-frau | 22 €/Std. | 55,00 € |
| Sachbearbeiter | 28 €/Std. | 70,00 € |
| Buchhalter | 35 €/Std. | 87,50 € |
Je mehr qualifizierte Mitarbeiter Briefe kuvertieren müssen, desto höher ist der versteckte Kostenfaktor für Ihr Unternehmen – ganz unabhängig vom Porto.
Dazu kommen noch Druckkosten, Papier, Briefumschläge und Maschinenkosten – ohne Porto bereits 40 – 50 € extra.
Je qualifizierter Ihr Mitarbeiter ist, desto teurer wird jeder einzelne Brief den er von Hand kuvertiert. Ein Buchhalter der Briefe kuvertiert statt zu buchen kostet Ihr Unternehmen bares Geld.
Der unsichtbare Kostenfaktor: Motivation
Geld ist nicht alles. Qualifizierte Mitarbeiter die monotone Handarbeit erledigen müssen leiden unter:
- Frustration – die Arbeit liegt unter ihrer Qualifikation
- Demotivation – fehlende Wertschätzung ihrer Fähigkeiten
- Konzentrationsverlust – nach dem Kuvertieren brauchen Mitarbeiter Zeit um wieder in komplexe Aufgaben einzusteigen
Studien zeigen: Nach einer Unterbrechung durch monotone Aufgaben dauert die Erledigung der eigentlichen Arbeit 15–24 % länger. Das bedeutet bei einem Vollzeitmitarbeiter bis zu 3 verlorene Arbeitstage pro Monat!
Wer sollte dann die Briefe kuvertieren?
Die Antwort ist einfach: Ein spezialisierter Kuvertierservice der genau das als Kernaufgabe hat.
Büroservice Weis aus Heidenau bei Dresden übernimmt für Ihr Unternehmen:
- Drucken – professionell und in hoher Qualität
- Falzen – maschinell, schnell und präzise
- Kuvertieren – fehlerfrei auch mit Beilagen
- Frankieren – korrekt nach Versandart
- Einliefern – direkt an die Deutsche Post
Ihre Mitarbeiter bleiben dabei wo sie hingehören: bei ihren Kernaufgaben.
Für wen lohnt sich das Auslagern besonders?
Das Auslagern des Briefversands ist besonders sinnvoll wenn:
- Mitarbeiter Briefe kuvertieren statt Kernaufgaben zu erledigen
- Mehr als 100 Briefe pro Monat anfallen
- Unterschiedliche Beilagen korrekt zugeordnet werden müssen
- Termingerechter Versand garantiert sein muss
- DSGVO-konformer Umgang mit Adressdaten gefragt ist
Das gilt für Steuerbüros, Hausverwaltungen, Vereine, KMU und alle Unternehmen die regelmäßig Briefe versenden – egal ob Lohnabrechnungen, Einladungen, Weihnachtsgrüße oder Kundeninformationen.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich das Auslagern?
Bereits ab 100 Briefen pro Monat ist das Auslagern wirtschaftlich sinnvoll – je mehr Briefe, desto größer die Ersparnis.
Was machen meine Mitarbeiter dann mit der gewonnenen Zeit?
Genau das was sie gelernt haben und wofür Sie sie bezahlen – Kundenbetreuung, Buchhaltung, Akquise oder Projektarbeit.
Wie schnell wird mein Auftrag bearbeitet?
In der Regel innerhalb von 1–3 Werktagen. Kurzfristige Aufträge sind auf Anfrage möglich.
Mehr über unsere Preise erfahren Sie hier: „Was kostet ein Kuvertierservice?„
Fazit: Mitarbeiter sollten keine Briefe kuvertieren
Jede Stunde die Ihr Mitarbeiter mit Briefen kuvertieren verbringt ist verschwendetes Potenzial. Ihre Mitarbeiter sind zu wertvoll für monotone Handarbeit — investieren Sie ihre Zeit in Ihr Kerngeschäft und übergeben Sie den Briefversand an Büroservice Weis. Schnell, zuverlässig und termingerecht.
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